Přestože moderní technologie v soukromém životě žánr epištoly prakticky zmařily a prakticky jsme přestali psát dopisy přátelům, známým a příbuzným, obchodní korespondence je stále aktuální. Důvodem je, že obchodní dopis je právním dokumentem, stejně jako jiné řádně provedené a podepsané dohody. Proto každý, kdo v rámci svých úředních povinností pracuje s korespondencí, se musí naučit psát dopisy.
Instrukce
Krok 1
Pokud jsme se dohodli, že obchodní dopis je dokument, musí jeho design vyhovovat všem normám a požadavkům na dokumenty. Je napsán na hlavičkovém papíře organizace na listu standardního psacího papíru A4. Písmo je tradičně písmo Times New Roman nebo Arial o velikosti 12. Okraj vlevo je 3 cm, vpravo - 1,5 cm.
Krok 2
Formulář musí obsahovat všechny potřebné informace o organizaci, kterou zastupujete: jméno, sídlo, bankovní údaje a kontaktní faxy, telefony, e-mailová adresa.
Krok 3
Vlevo uveďte předmět dopisu, zkuste se vejít do jedné krátké fráze. Vpravo napište, komu je dopis určen - jméno, iniciály adresáta, jeho postavení, název a adresa organizace. Všechny obchodní dopisy začněte adresou „Vážení …“, do adresy nezapomeňte napsat jméno a příjmení adresáta.
Krok 4
Než začnete psát dopis, zaměřte se a zvažte, jaké myšlenky, návrhy nebo informace chcete respondentovi sdělit. Musíte pochopit, že dlouhé, zmatené a nesouvislé dopisy nikdo nechce číst.
Krok 5
Aby váš text po prvních větách nebyl odeslán do koše nebo nevystoupil s odhlášením, předložte svůj text v logickém pořadí, aby každá následující věta byla pokračováním předchozí a byla naplněna novým významem. Takový dopis bude přečten se zájmem. Kromě toho se snažte dodržet 1 list objemu. To je ukazatel vaší schopnosti stručně a jasně vyjádřit své myšlenky, což k vám okamžitě přiláká adresáta.
Krok 6
V textu dopisu věnujte první odstavec krátkému pokrytí dané problematiky, úkolu a uveďte důvod, proč je jeho řešení nutné. Poté vyjádřete své myšlenky k této záležitosti, dejte návrhy nebo jen potřebné informace. Na závěr vyvodíte závěry a popíšete výhody přijetí vašeho návrhu nebo stručně analyzujete informace, které jste uvedli výše.
Krok 7
Podepište dopis a přepis svého podpisu s uvedením polohy a telefonního čísla kontaktu.
