Sešívání dokumentů je běžným postupem v administrativním a kancelářském prostředí. Navzdory skutečnosti, že se to zdá jednoduché, existují zvláštní předpisy, které určují pravidla pro šití dokumentů a jejich provádění. A tato pravidla by měla být známa, aby dokumenty zaslané do výběrového řízení nebo do archivu nebyly vráceny k dalšímu zpracování a úpravám.
Instrukce
Krok 1
Aby byla zajištěna bezpečnost dokumentů po blikání a aby byly uloženy ve správném pořadí, musí být všechny listy kromě inventáře očíslovány. Dokumenty se ukládají v chronologickém nebo abecedním pořadí. Obálky s vnořenými listy jsou očíslovány před vnořenými listy. Prázdné listy jsou vyloučeny z pouzdra a zničeny bez číslování.
Krok 2
Očíslovejte listy pouzdra jednoduchou tužkou shora dolů, přičemž čísla ponechejte v pravém horním rohu každého listu, aniž by to ovlivnilo text. Počet fotografií a grafiky na zadní straně v levém horním rohu.
Krok 3
Pokud dokumenty obsahují nějaké mapy slepené z několika listů, očíslujte je jako jeden list a uveďte počet listů v lepení. Na konci číslování napište na samostatný list certifikační dopis. Uveďte v něm počet listů a vlastnosti jednotlivých dokumentů a jejich fyzický stav.
Krok 4
Kromě toho je třeba vypracovat soupis pro uloženou sadu dokumentů. Nečíslujte inventární listy. Do inventáře napište název dokumentu, zadejte datum inventury, anotaci, která určuje účel sady dokumentů, a také seznam všech dokumentů s přihlédnutím k počtu listů. Na konci inventáře zadejte jméno, příjmení a příjmení původce.
Krok 5
Velikost krytu každého pouzdra by měla být 229x324 mm. Na první a poslední list pouzdra před šitím nalepte proužky tenké lepenky. Těmito proužky prochází šňůra. K dokončení pouzdra použijte silikátové lepidlo.
Krok 6
Na levém okraji okrajů, aniž byste se dotkli textového pole, vytvořte tři otvory pomocí šídla nebo děrovače symetricky po celé výšce listu ve vzdálenosti 3 cm od sebe. K šití používejte šicí nitě nebo motouzy a šicí jehlu.
Krok 7
Sešijte dokument dvakrát, abyste se ujistili, že je sada silná. Konce nitě vytáhněte ze středového otvoru na zadní straně posledního listu a svázat je uzlem. Na pouzdro nalepte nálepku se zajištěným nápisem, zalepte ji a sestavu zavřete.
Krok 8
Konce vláken nechejte volné. Certifikační štítek musí nést jasný a čitelný podpis vedoucího a pečeť organizace.
